3 h de saisie de factures par semaine ramenées à 10 minutes
Contexte · PME de services, 20 à 50 salariés (cas type)
Une assistante reçoit une trentaine de factures fournisseurs par semaine, en PDF, dans une boîte mail partagée. Elle les ressaisit une par une dans un tableau de suivi, avant transmission au comptable.
Le problème
Chaque facture demande d’ouvrir le PDF, de recopier le fournisseur, la date, le numéro, les montants HT et TTC, puis de classer le fichier. Environ 6 minutes par facture, 30 factures par semaine : 3 heures qui ne produisent rien, et des erreurs de frappe qui remontent au moment du rapprochement bancaire.
Ce que j’ai construit
- Réception : une adresse dédiée (ou un libellé dans la boîte existante) reçoit les factures.
- Lecture : l’IA lit chaque PDF et en extrait fournisseur, date, numéro, montants et TVA.
- Contrôle : les montants sont vérifiés (HT + TVA = TTC). En cas de doute, la ligne est marquée « à vérifier ».
- Enregistrement : une ligne est créée dans le tableau de suivi, le PDF est renommé et classé dans le bon dossier.
- Validation : l’assistante parcourt les nouvelles lignes une fois par jour et valide en un clic.
Email reçu → PDF lu par l'IA → montants contrôlés → ligne créée + PDF classé → validation humaineCe qu’il faut retenir
L’humain reste dans la boucle : l’IA prépare, une personne valide. Les outils sont ceux déjà en place (messagerie, tableur, stockage), rien à réapprendre.
Cette page présente une démonstration construite sur des données fictives, pas un cas client.
Un cas similaire chez vous ?
En 20 minutes, nous regardons si une automatisation de ce type vaut la peine.